Ponga un evento en su vida

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Los hay de todos los gustos y categorías. Congresos interminables y encuentros de un par de horas. Jornadas científicas y presentaciones de informes, libros, películas o campañas. On y off line. Serios e informales. Geniales y… no tanto. Como buenas reincidentes, parte de nuestro trabajo consiste en organizarlos, participar como ponentes o, simplemente, asistir a ellos y tratar de vender nuestro libro (léase causa perdida). Si sumamos todos aquellos en los que hemos participado en nuestras carreras nos llevaríamos un buen susto, seguro. Porque no siempre merecen la pena, para qué nos vamos a engañar.

Después de algún que otro chasco reciente, me lanzo a formular un atrevido decálogo de sugerencias que, por supuesto, seré la primera en incumplir. Pero por intentarlo, que no quede.

  1. Piensa bien qué resultado quieres alcanzar y cuál es el mejor camino para lograrlo. Por ejemplo, si tu evento pretende ser una jornada de consulta participativa, no puedes organizar una agenda ocupada al 90% por las intervenciones de los ponentes. De verdad, se nota.
  2. Sé realista con el programa. Si dejas 15 minutos de coffee-break tras un plenario de 200 personas destrozarás tu agenda. Para cuando quieras volver a empezar la mitad no habrá llegado siquiera al croissant. Eso por no hablar de las mesas redondas de 7 ponentes, me caen gotas de sudor frío cuando las veo.
  3. Innova en las formas. Sé que eso es fácil de decir y muy difícil de hacer (incluso puede ser contraproducente si te pasas de frenada), pero los mismos formatos de siempre ya son cansinos. Es una gozada dejarse sorprender. Los encuentros TED y TEDx son sin duda un magnífico ejemplo en este sentido.
  4. Innova en el fondo. No podemos organizar los mismos encuentros con los mismos títulos una y otra vez. Entre otras cosas, porque llegaremos siempre a las mismas personas, con suerte. La semana pasada, en la Social Good Summit que organizó Oxfam Intermón se habló de los límites del humor o  del poder del videojuego para cambiar el mundo. Bien por ellos.
  5. Elige bien a tus ponentes. No vale con que sepan mucho. No vale con que te hayan contado que hablan bien. Lo ideal es que tú les hayas escuchado y a ti te hayan gustado. Mucho.
  6. Aunque sean buenos, ayúdales. Hace unos meses me convocaron a una reunión previa de preparación de una mesa redonda. Casi hago la ola a los organizadores al llegar. Jamás ocurre. De hecho, casi nunca recibes siquiera unas instrucciones más allá del título de  tu intervención. Ni una sugerencia de orden, ni de contenidos. Y así nos va la mayoría de las veces.
  7. Respeta el esfuerzo de los ponentes… y la paciencia de los asistentes. A todos nos ha pasado. Se asignan 15 minutos a cada intervención y el primero se tira media hora. Al último, que ha venido expresamente para esto desde la otra punta del país (cuando no de fuera), se le pide que resuma sus 15 minutos en menos de 5. Y por supuesto te has comido el tiempo del debate, la gente está cansada y lleva un rato más pendiente de su móvil que de lo que pasa en escena. Repite conmigo: cortar al ponente no es de mala educación. Es el trabajo del moderador.
  8. Fomenta el debate. Lo siento, pero 4 ponencias consecutivas no hacen una mesa redonda.  Soy cada vez más fan de los actos sin ponencias, donde un buen moderador hace preguntas cortas y fomenta el intercambio de opiniones. Es más difícil como ponente, claro, ¡pero no se trata de que sea fácil!
  9. Convoca con tiempo. Lo sé, yo tampoco lo he logrado nunca. Pero estaréis de acuerdo en que da mala imagen y no ayuda a llenar la sala. Me frustra que me lleguen convocatorias a las que no puedo ir por tener ya la agenda desbordada.
  10. Piensa bien el horario. Sé que las 7 de la tarde parece ideal para que las masas lleguen al salir de trabajar. Pero a lo mejor tu evento no va dirigido a las masas. Y los hijos de aquellos que tenemos varios compromisos por semana lo agradecerán.

Y por último… no tengas miedo. Esto es un clásico, pero de los errores se aprende, mucho. Y si nunca arriesgas, el error ya lo tienes garantizado.

Ponga un evento en su vida… pero que sea bueno, ¡por favor!

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